Всі зустрічі та переговори пішли в мережу. Часто на розмови витрачається більше часу, ніж на офлайн мітинги. Як же повернути продуктивність у спілкування і не витрачати на нього весь робочий час.
Яку б програму для відеозв’язку ви не вибрали, ці поради все одно будуть корисні. Адже часто відеозустрічі досить хаотичні, хтось забуває вимкнути звук, а у когось несподівано почав зникати інтернет.
Призначте модератора бесіди
Для кожних зборів потрібна людина, яка буде розбиратися в порядку зустрічі та координувати хід розмови. Всі учасники повинні її слухатися і розуміти сигнали, які вона подає. Зі свого боку, модератор розробляє і пояснює ці сигнали. Наприклад, дві підняті руки означають, що всі замовкають і говорить координатор. Це все можна обговорити один раз і користуватися впродовж усього карантину, навіть у випадку, якщо координатор буде змінюватися.
Слідкуйте за часом
Вам більше не треба витрачати час на те, щоб всі зайняли місця в переговорці, попили водички, а можна одразу переходити до порядку денного. І тепер не потрібно призначати зустрічі на цілу годину, щоб вони здавалися дійсно важливими.
Концентрація уваги все одно швидко падає, тож інформація може пролітати повз вуха.
Але онлайн ви можете призначити зустрічі на 20-30 хвилин, щоб не порушувати робочий процес і щоб дійсно всі сприйняли інформацію. А ліміт у часі дозволить викинути з порядку денного непотрібні тези і повідомлення.
Зверніть увагу, як ви, коли Zoom показує, що залишилося всього 5 хвилин до завершення бесіди, починаєте вибирати тільки головне і не відволікаєтеся на сторонні думки.
Говоріть по одному
Щоб не було балагану і не довелося по кілька разів повторювати одну й ту саму інформацію, не розмовляйте всі разом. Коли ви говорите, то не чуєте свого колегу, а решта чують тільки гудіння або шум. І перебиваючи співрозмовника, ви тільки збільшуєте час наради.
Хочете щось сказати — підніміть руку або зробіть інший невербальний знак, щоб привернути увагу. Модератор помітить і скаже, коли вам можна буде почати говорити.
Ще одна порада — вимикайте звук свого мікрофона, щоб сторонні шуми не відволікали і не заглушували того, хто говорить.
Залиште час для запитань
В кінці кожної зустрічі завжди був блок для питань, але тепер він може трохи трансформуватися. Модератору потрібно запитати, чи всі сказали все, що планували, не проґавили жодну доповідь. Після цього можна переходити до питань один одному, але теж по черзі.
