Однією з поширених помилок є відсутність чітко вказаного адресата.
Якщо ви бажаєте написати лист потенційному бізнес-партнеру чи організації з якою ви не мали спілкування до сьогодні, радимо першочергово дізнатися більше про компанію щоб не виглядати непрофесійно.
Дізнайтеся з інтернет простору про адресата і вже потім складайте ділове послання, із звертанням до конкретної людини. Одержувач оцінить звертання до нього особисто, лист складе позитивне враження. Як наслідок – отримання прихильності у вирішенні ваших питань. Категорично уникайте скорочень у назвах посади, підрозділів та ініціалів (ім'я та по батькові), так як лист може потрапити до іншої особи.
Вислів: "де багато слів, там мало діла", дуже гарно описує, що діловий лист має бути наданий чітко і зрозуміло.
Створіть своє надсилання у лаконічній коректній формі. Заголовок має бути коротким та ефектним, обов'язково розкривати зміст листа. Уникайте великих преамбул та емоцій. У перших рядках сформулюйте нагальне питання з дотриманням відповідної термінології. Надлишок інформації, велика кількість знаків (що потребує прокрутки на моніторі) може призвести до того, що ваш лист взагалі відкладуть далеко на потім.
Читаємо та не розуміємо.
Створюйте лист легкий для розуміння кожного, не вживайте у написанні листа фрази та терміни, які не є загальноприйнятими. Фрази-вказівки по типу «якщо ми вас зацікавили, зв'яжіться з нами у Telegram..» та ін. схиляють до думки, ніби ви намагаєтесь маніпулювати адресатом, або на те, що ваша пропозиція може і не зацікавити. Це негативні моменти. Також не прийнято користуватися корпоративною лексикою та сленгом. Уникайте словесного «сміття». Наприклад: «ми, звісно ж, упевнені, співпраця з нами обов'язково буде вигідною для вашої компанії, чи не правда?». Також недоречно вживати зайві прикметники, не причетні до ділового стилю («чудовий», «приголомшливий» тощо).
Додаєте вкладення?
Приділіть увагу формату додатків. Файли для редагування надсилайте у відповідних форматах: *.doc, *.xls чи інших загальнодоступних текстових редакторах. Для презентаційних документів або для тих, які не потребують змін, використовуйте формат загальні для перегляду без встановлення додаткових програм. Також пам'ятайте, що вважається непрофесійним називати файли у кирилічному форматі, але більшість, на жаль, так і робить. Уважно перевірте наявність усіх вкладених матеріалів перед відправленням листа, так уникнете непорозумінь і згаяного часу на повторну відправку.
Швидка та актуальна відповіді - ознака професіоналізму.
Коли послання надійшло від серйозного партнера чи важливого клієнта і це потребує більш часу на відповідь, обов'язково відпишіться адресату, що ви отримали його лист, і коли від вас можна чекати на детальну відповідь.
Чи доцільно нагадуйте про себе?
Якщо ви написали вже три листи, а відповіді не одержали, вважається коректним нагадати про себе у месенджерах або зателефонувати. При терміновому питанні нагадуйте про себе двічі-тричі на день. Якщо питання не потребує негайного вирішення, нагадуйте про себе раз на три дні. Хоча зараз більшість людей надають перевагу формату листування, телефонний дзвінок може прискорити вирішення завдання. Якщо ваше спілкування постійне, а теми різні додавайте у короткому листі-резюме занотовуйте підсумки ділових телефонних розмов і зустрічей. Так гарантовано матимете документ, у якому зафіксовані важливі моменти ділового спілкування.
В який день краще направляти листи?
Практика бізнес-листування показала пряму залежність швидкості реагування від дня відправлення. Перевірено, що понеділок – непродуктивний день для надсилання нових пропозицій, домовленостей та оформлення нових документів, так як організм людини все ще адаптується до роботи після вихідних. А ось листи-нагадування будуть доречні. Вівторок, середа та перша половина у четвер – оптимальні для продуктивного спілкування. Особливо, коли ви хочете вирішити питання до кінця тижня. П'ятниця взагалі вважається днем марного листування. Відправлений зранку лист може бути відкритий у п'ятницю у другій половині дня та залишений на початок наступного тижня, або взагалі поза увагою.
Пам'ятайте, що компетентний діловий лист – потужний комунікаційний канал до вдалого ведення бізнесу, який допоможе вам у пошуку нових партнерів, підтриманні стабільних партнерських відносин та розвитку іміджу успішної людини.
